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Comunidades de Propietarios y Protección de Datos

Comunidades de Propietarios y Protección de Datos

LA PROTECCIÓN DE DATOS EN COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

A menudo, cuando se les plantea la cuestión, muchas Comunidades de Propietarios se preguntan si realmente tienen la obligación de adaptarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Se tiende a pensar que esta obligación es solo exigible para empresas y autónomos.

La respuesta es clara: las Comunidades de Propietarios manejan gran cantidad de datos de carácter personal y, por tanto, están obligada a llevar a cabo la adecuación a dicha Ley. Como mínimo de los propietarios, pero también de otros colectivos.

Todas las Comunidades de más de de cuatro propietarios tienen obligación de establecer una Junta de Gobierno, un Presidente, un Secretario y un Administrador. Normalmente los dos últimos se acumulan en la misma persona, que suele ser el Administrador de Fincas cuando así lo acuerda la Junta.

De esta situación se suelen derivar varios problemas en relación a la Protección de Datos. Tiene especial relevancia la delimitación de las figuras que ostentan cada uno de ellos.

Se podría pensar que el Administrador tendría la consideración de responsable de los ficheros de datos que tiene la Comunidad, puesto que además suele ser la persona que tiene físicamente esos datos. Además, existe la posibilidad por medio del artículo 20 f) de la Ley de Propiedad Horizontal de conceder al Administrador otras funciones diferentes de las establecidas por ley o en los Estatutos. Sin embargo, ello no implica que pueda llegar a ser el responsable de los ficheros, puesto que en todo caso esas funciones se encuadrarán siempre dentro del servicio que presta a la Comunidad.

Hay que tener claro, por tanto, que la Comunidad de Propietarios es el Responsable del Fichero y así debe constar en la inscripción de los mismos. El Administrador actuará como mero encargado del tratamiento, utilizando esos datos para los fines que la Comunidad le ha encomendado.

Por ello, las obligaciones en materia de Protección de Datos recaen sobre la propia Comunidad:

  • Por un lado, la inscripción de los ficheros
  • Por otro lado, la redacción del Documento de Seguridad que recoja las medidas adoptadas para salvaguardar la seguridad e integridad de los datos.
  • La redacción de las clausulas y contratos legales a los que le obliga la ley. En este sentido cobra gran importancia la existencia del contrato de Encargado del Tratamiento entre la Comunidad y el propio Administrador.
  • Los procedimientos de respuesta ante ejercicio de derechos por parte de afectados
  • La actualización permanente de la documentación,etc…

Por su parte, el Administrador de Fincas está obligado a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos en el ámbito de su propia actividad. Por ello deberá cumplir las mismas obligaciones que la Comunidad de Propietarios, adaptando su propio despacho.

Como conclusión, debemos incidir en la importancia que tiene una adecuada política de Protección de Datos, también en las Comunidades de Propietarios.

Y ello por dos motivos fundamentales:

Por un lado las Comunidades tratan numerosos datos de todos los vecinos que viven en ellas, y se hace necesario controlar quien y para qué se destinan esos datos, en aras de la seguridad de todos.

Por otro lado, para evitar la posibilidad de sanciones a la propia Comunidad por incumplimiento de la normativa de Protección de Datos, a la cual tendríamos que hacer frente todos los vecinos en nuestra calidad de copropietarios.

Cada vez son más numerosos los ejemplos en los que una denuncia termina en fuertes sanciones a Comunidades de Propietarios. A título de ejemplo encontramos las RESOLUCIONES R/00285/2005 y  R/01287/2008 de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCION DE DATOS, en la que se imponen sanciones tanto a la Comunidad como al Administrador de Fincas.

One Responsea “Comunidades de Propietarios y Protección de Datos”

  1. yasmina dice:

    hola!yo tengo un piso en herencia pero no pago alquiler, me ha tocado la caja y han firmado todos en un papel en blanco y yo no firme. me dicen que tiene que venir la propietaria del piso eso es verdad?

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